Dalam mengirimkan/membalas email , kita perlu mengetahui etika atau sopan santun supaya yang membaca email kita nyaman. Etika dibagi 2 yaitu secara content dan secara tata penulisan:
- Content Email
- Pastikan judulnya relevan dengan isi email.
Jika reply atau formard email pastikan hanya sekali re atau Forward, jangan Re Re Re dan seterusnya
- Sapa tujuan email, misal
`Hallo Bapak Iwan,
Mengenai ......`
- Mengenai isi email, usahakan email sependek mungkin. Jika mereply, delete informasi-informasi yang berulang-ulang misalnya signature yang berulang-ulang maupun pesan yang sudah tidak relevan lagi. Jika menyertakan file attachment, pastikan ukurannya terkecil yang bisa dilakukan. Jika file JPEG, pastikan ukurannya sudah diperkecil.
- Kemudian pastikan akhiri dengan nama anda dan signature dengan format:
Nama
Jabatan - Company
No Telpon
Email
Website - Mengenai penulisan:
Pakai huruf yang berukuran sedang. Pakai bold untuk yang benar-benar penting. Untuk warna, hati-hati dalam pemakaian warna terutama warna merah. Juga jangan memakai huruf kapital semua, pakai huruf kapital sesuai kepentingan misalnya singkatan. Salah tata penulisan akan membangkitkan suasana tidak enak.
Pakai tanda baca yang normal. Jangan berlebihan seperti ????? atau !!!! - Ukuran file
Jika anda menyertakan attachment, buatlah attachment sekecil mungkin. Attachment di bawah 5MB masih diterima secara umum. Di atas 5 MB, pastikan penerima email anda memiliki koneksi internet yang cepat.
sumber: Artikel PT. Proweb Indonesia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar